Eticaret Yazılımı ile Efatura Entegrasyonu Nasıl Sağlanır?

Belirli kriterler dahilinde şirketler yavaş yavaş efaturaya geçiyor, önümüzdeki yıllarda ticari faaliyetlerini sürdüren tüm işletmeler efaturaya geçmiş olacaklar. Kimi şirketler ise zorunlu olmadıkları halde maliyet ve zaman tasarrufu sağladığı için efaturaya şimdiden geçtiler ya da geçiyorlar. Peki e-ticaret sitesi olan işletmeler için efatura entegrasyonu nasıl sağlanır, sistem nasıl işler ve e-ticaret sitenizi nasıl efaturaya entegre edebilirsiniz sorularını bu yazımızda cevaplamaya çalışacağız.

Eski usül yani klasik kağıt fatura ile aynı niteliğe sahip olan ve bilgileri elektronik ortamda saklanan ve imzalanan faturaya efatura adı verilmekte. Format ve standartı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen e-fatura oluşturulması, gönderilmesi ve saklanması konularında eski tip / klasik faturaya göre oldukça avantajlı.

Eticaret Sitelerinde Efatura Oluşturma Nasıl İşler?

Eski tip faturada e-ticaret site sahipleri gelen siparişleri için tekrar başka bir arayüz ile fatura oluşturmaktaydı. Ya da daha iyimser hali ile panelinde bulunan fatura yazdırma tuşu ile printer üzerinden klasik faturasını yazdırmaktaydı. Veya kullandığı muhasebe yazılımına entegre olan eticaret sitesinden gelen sipariş verilerini muhasebe yazılımı üzerinden faturalandırmaktaydı.

Efatura entegreli e-ticaret yazılımı ile bu süreçlerin hiçbirisine gerek kalmıyor. Kullandığınız e-ticaret yazılımı size tam entegre efatura servisi sağlıyor ise başka bir panel ya da programa ihtiyaç duymadan çok kolay bir şekilde e-fatura oluşturabilirsiniz.

Hatta e-ticaret paneliniz üzerinden e-ticaret siparişi harici de fatura oluşturabiliyor olmanız sizin adınıza çok faydalı bir özellik olacaktır. Örneğin e-ticaret sitenize ek olarak fiziki bir mağanız da buluyorsa, fiziki satışlarına ait faturaları da yine bu e-ticaret paneli üzerinden düzenleyebilmeniz size çok büyük artı kazandıracaktır.

Aynı şekilde size gelen efaturaları da, yani tedarikçilerinizden kesilen efatuları da bu panel üzerinden görüntüleyebilmek, kabul ya da red edebilmek sizin için önemli bir başka konu. Tüm gelen ve giden faturalarınız için detaylı sorgulama yapabilmek, istediğiniz faturaları dışarıya aktarabilmeniz de size artı değer katacak diğer bir unsur.

Clouds Eticaret Yazılımı Entegre Paketlerinde tam efatura entegrasyonu mevcuttur. Siparişlerinize ait faturaları otomatik oluşturmak haricinde, siparişlerinizden bağımsız e-fatura oluşturabilir, gelen faturalarınızı inceleyebilir, işlem yapabilir ve tüm faturalarınızı istediğiniz şekilde sorgulatıp rapor alabilir ve dışa aktarabilirsiniz.

Siparişe ait Efatura Nasıl Oluşur?

Öncelikle efatura için yasal işlemlerin tamamlanması gerekli. Bu işlemler gözünüzde büyümesin; tamamı online olarak çok kısa bir sürede gerçekleşebilmekte. Bu işlemler mali mühür başvurusu, efatura başvurusu gibi işlemlerden oluşmakta. Daha sonra özel entegratör yani GİB tarafından yetkilendirilmiş firma altyapısı ve entegrasyonu ile e-ticaret siteniz üzerinden efatura oluşturabilirsiniz. Bu işlerde e-ticaret altyapı sağlayıcınız sizlere destek olacaktır.

Siparişlerinizi görüntülediğiniz onayladığınız, kargo durumunu güncellediğiniz sayfa üzerinde üzerinde bu siparişe efatura oluştur gibi bir tuş ya dda link bulunacaktır. Bu linke tıkladığınızda siparişe ait veriler (firma, kişi adı, vergi numarası gibi) otomatik olarak faturanızı oluşturmak için görüntülenecek ve varsa düzeltme yaptıktan sonra önizleme yapıp efaturanızı oluşturabileceksiniz. Bu fatura elektronik ortamda kayıt altına alınacak ve efatura sürecini tamamlamış olacaksınız. Aynı zamanda bu faturayı istediğiniz e-posta adres(ler)ine de iletebilirsiniz. Önemli bir ayrımı da yeri gelmişken belirtelim: Fatura kestiğiniz kişi e-fatura kullanıcı ise bunun adlandırması e-fatura, e-fatura kullanıcı değil ise e-arşiv olacaktır. Bu siz faturayı oluştururken karşı tarafın vergi numarasına göre otomatik algılanıp sistem tarafından oluşturulan bir süreçtir.

Efatura kesmek için muhasebe programınızı kullanıyor ve e-ticaret siteniz üzerinden gelen siparişleriniz için de e-fatura oluşturmak istiyorsanız, bu durumda e-ticaret siteniz ile muhasebe programınız arasında bir entegrasyon oluşturulması gerekli. Biz bu yazımızda tüm faturalandırma işlemlerini e-ticaret paneli üzerinden ilerlettirme kapsamında ele aldık.

Efatura ile ilgili en çok sorulan soruları da sizin için toparlayalım:

Özel Entegratör Nedir?

Özel entegratörler, Gelirler İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği belirli koşulları karşılayarak mükellef adına birçok e-Dönüşüm hizmeti için elektronik kayıt oluşturma yetkisine sahip aracı kurumlardır. Özel Entegratör Listesi (gib.gov.tr)

Özel bir yazılım altyapısı içerisinde efatura kullanmaya başladığınız zaman üstte bulunan firmalardan birisinin altyapısını kullanıyor olursunuz. Kullandığınız e-ticaret yazılımı da bu entegratörlerden bir ya da birkaçı ile anlaşma yapmış ve sistem entegresi sağlıyor demektir.

Efatura için Kontör Nedir?

Her fatura kestiğinizde 1, her bir gelen efatura için 1 harcanan birimdir. Genellikle 100-500-1000 şeklinde hesaplara yüklenir ve kullanılır. Kullanılan yazılım ücretinden bağımsız bir unsurdur ve kalan kontörlerinizi kullanıcı arayüzünden takip etmeniz sağlanır.

Efatura ve Earşiv Arasındaki Fark Nedir?

Yukarıda da anlatmaya çalıştığımız gibi efatura mükellefi bir işletmenin yine efatura mükellefi bir işletmeye kestiği fatura e-fatura olarak adlandırılır. Bu işletmenin efatura mükellefi olmayan işletme ve şahıslara oluşturduğu faturalar e-arşiv olarak adlandırılır.

Efatura Başvurusu

Mali Mühür Talep Edilmesi

Mali mührünüzü talep etmek için https://mportal.kamusm.gov.tr sayfasına giriş yapılıp başvuru formunun doldurulması gereklidir.

Gelirler İdaresi Başkanlığı Sistemine Başvuru

Mali mühür işlemlerinizi tamamladıktan 7-10 gün içerisinde mali mührünüz size teslim edilecektir. Mali mührünüz size teslim edildikten sonra https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru linkinden sayfada açılan form altındaki İmzalama aracı desteğiyle giriş yapmak için tıklayın bölüme giriş yapın ve mali mührünüz bilgisayarınızda takılı iken başvurunuzu tamamlayın.

Bu aşamadan sonra ilgili servis sağlayıcınız size sürecin tamamlanması konusunda yardımcı olacaktır.

E-fatura entegreli e-ticaret yazılımına sahip olmak için bizi arayabilirsiniz: 0(312) 963 15 01. E-faturaya geçişinizdeki tüm süreçlerinizde yanınızda ve size destek veriyor olacağız.